Cara Penggunaan Aplikasi

Petunjuk cara penggunaan aplikasi WE-Office

Menambahkan Surat Masuk dari Pihak Eksternal

  1. Untuk menambahkan surat masuk dapat dilakukan dengan cara menekan tombol surat masuk seperti gambar di bawah.

  2. Setelah itu pengguna dapat menekan tombol tambah  dan akan muncul pilihan seperti dibawah ini :
    • Rutin     : Surat yang bersifat rutin atau yang biasa dikirim dari pihak luar ke internal
    • Penting : Surat yang bersifat penting
    • Pribadi  : Surat yang bersifat pribadi
    • Rahasia : Surat yang bersifat rahasia / confidential

      Berikut field yang perlu diisi :
      • Nomor Surat        : diisi dengan nomor surat.
      • Tanggal Surat       : diisi sesuai dengan tanggal surat pada saat masuk.
      • Dari                       : diisi dengan asal dari surat itu (jika tujuan tidak ada dalam   daftar, pengguna dapat langsung menambahkan).
      • Alamat Pengirim  : diisi dengan alamat asal pengirim surat.
      • Kepada/Tujuan     : diisi nama tujuan surat.
      • Perihal                   : diisi keterangan singkat tentang perihal surat.
      • Tembusan             : diisi nama pejabat yang dijadikan tembusan
      • Lampiran Surat    : berisi hasil scan surat masuk sebagai bukti hardcopy surat.
      • Keterangan tambahan : berisi keterangan tambahan jika dibutuhkan
      • Tautan untuk surat       : berisi tautan surat
  3.  Lakukan pengisian sesuai dengan petunjuk keterangan di atas.

  4. Setelah semua sudah diisi, pengguna dapat menekan tombol "Tambah surat masuk"
  5. Akan muncul pop up konfirmasi untuk menambahkan surat masuk, klik "Oke"
  6. Kemudian muncul detail informasi surat yang baru saja dibuat

  7. Pengguna dapat mengecek kembali surat masuk yang telah dibuatnya melalui menu surat masuk

  8. Tampilan detailnya akan muncul seperti di bawah ini

  9. Selesai

       

Surat Masuk ke Unit Penerima

Surat masuk ke unit penerima yang berasal dari surat keluar unit pengirim, dapat tampil juga di halaman surat masuk di unit penerima.

  1. Untuk melihat surat masuk pengguna dapat dilakukan dengan cara menekan tombol surat masuk seperti gambar di bawah:

  2. Setelah itu akan muncul tampilan seperti berikut

  3. Tekan salah satu daftar surat masuk untuk melihat detail surat. Status akan berubah jika tujuan sudah membaca surat tersebut.

  4. Selesai

Menambahkan Surat Keluar

  1. Untuk menambahkan surat keluar pengguna dapat dilakukan dengan cara menekan tombol surat keluar seperti gambar di bawah: 

  2. Setelah itu akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini

  3. Jika pengguna ingin menambahkan surat keluar, pengguna dapat menekan tombol 
  4. Lalu muncul form pengisian seperti gambar berikut

    Keterangan :
    Preview Nomor Surat    : nomor surat yang secara otomatis akan diisi oleh sistem.
    Tanggal                           : tanggal dikirimkannya surat keluar oleh instansi.
    Jenis                                : diisikan dengan jenis suratnya.
    Klasifikasi Surat             : berisi klasifikasi surat.
    Dari                                 : berisi asal surat
    Penandatangan             : berisi orang yang akan menandatangani surat.
    Kepada/tujuan              : berisi tujuan surat atau penerima surat.
    Hal                                 : berisi perihal surat
    Isi/Ringkasan                : berisi pesan singkat terkait surat keluar yang akan dikirimkan
    Tembusan                      : diisi nama pejabat yang dijadikan tembusan surat.
    Lampiran Surat             : berisi hasil scan surat masuk sebagai bukti hardcopy surat.
    Keterangan Tambahan   : berisi keterangan tambahan dari surat.
    Pengonsep Surat            : berisi orang yang mengonsep surat.

  5. Setelah semua sudah diisi sesuai dengan keterangan di atas

  6. Jika data sudah terisi maka pengguna dapat menekan tombol 
  7. Kemudian akan muncul pop-up konfirmasi, pengguna dapat menekan tombol  seperti gambar di bawah ini

  8. Lalu akan muncul tampilan detail surat keluar yang berhasil ditambahkan, seperti berikut

    Jika pengguna ingin mengirim surat keluar, pengguna dapat menekan tombol . Pengguna juga dapat menghapus surat dengan cara menekan tombol  .
  9. Selesai

Menambahkan Disposisi Surat

Pengirim Disposisi / Disposisi Keluar
  1. Untuk membuat disposisi surat pengguna dapat melakukan dengan cara menekan menu surat masuk terlebih dahulu seperti gambar di bawah 

  2. Pilih surat masuk yang akan dikirim disposisi, kemudian masuk ke detail surat seperti gambar di bawah

  3. Pengguna dapat melakukan disposisi (jika mempunyai bawahan), pengguna juga dapat melakukan konfirmasi ke pengirim bahwa surat sudah dibaca. Jika di surat terdapat lampiran surat, pengguna juga dapat melakukan unduh dokumen tersebut
  4. Jika ingin melakukan disposisi pengguna dapat menekan tombol  setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini


    Keterangan :
    Tanggal Disposisi      : berisi tanggal surat didisposisikan.
    Penerima disposisi    : berisi nama penerima disposisi, gambar di bawah adalah contoh list penerima disposisi yang akan muncul berdasarkan jabatan pada struktur.

    Instruksi    : berisi instruksi disposisi (perlu diatur terlebih dahulu oleh admin unit) dan instruksi bisa ditulis sendiri jika di pilihan tidak tersedia.
    Sifat           : berisi sifat disposisi.
    Catatan Instruksi    : berisi catatan tambahan ataupun instruksi yang harus dilakukan oleh penerima disposisi.
    Tenggat    : Berisi tanggal akhir disposisi dilaksanakan.
    *ceklist      : Pilihan disposisi dapat dilihat oleh eselon di bawah yang menerima disposisi terusan

  5. Setelah itu pengguna dapat menekan tombol 
  6. Kemudian akan muncul pop-up preview konfirmasi sebelum disposisi dikirimkan seperti gambar di bawah

  7. Setelah itu silahkan menekan tombol , untuk mengirim disposisi
  8. Apabila disposisi telah terkirim, maka akan muncul info seperti berikut

  9. Untuk melihat detail pengguna dapat menekan pada tombol  kemudian akan tampil halaman seperti di bawah ini

  10. Cara lain untuk melihat disposisi yang dikeluarkan, pengguna dapat memilih menu berikut pada menu utama

  11. Lalu pilih disposisi yang baru saja dikirim pada daftar list disposisi keluar

  12. Selesai

Menerima Disposisi

  1. Pengguna dapat melihat disposisi yang masuk dengan cara menekan menu disposisi masuk seperti gambar di bawah

  2. Kemudian akan muncul semua daftar disposisi masuk seperti gambar berikut

  3. Jika pengguna ingin melihat detail disposisi, maka pengguna dapat menekan salah satu list pada disposisi masuk

    Pengguna dapat melakukan disposisi terusan kepada staf di bawahnya, atau dapat juga menginformasikan kepada jabatan yang sama. Apabila tidak perlu meneruskan disposisi maka pengguna diharuskan mengisi laporan/tanggapan.
  4. Dalam mengirim laporan/tanggapan pengguna dapat mencantumkan berkas lampiran sebagai bukti disposisi telah dikerjakan. Dengan cara menekan tombol .
  5. Selesai

Menginformasikan Surat

A. Pengirim Informasi
  1. Untuk menginformasikan surat, pengguna dapat melakukan dengan cara menekan menu surat masuk terlebih dahulu seperti gambar di bawah

  2. Pilih surat masuk yang akan diinformasikan, kemudian masuk ke detail surat seperti gambar di bawah


  3. Pengguna dapat menekan  tombol  untuk menginformasikan surat, setelah itu akan muncul tampilan seperti di bawah ini


    Keterangan : 
    Penerima Informasi    : berisi nama penerima informasi, gambar di bawah adalah contoh list penerima disposisi yang akan muncul berdasarkan jabatan pada struktur.

    Instruksi                       : berisi instruksi informasi (perlu diatur terlebih dahulu oleh admin unit), dan instruksi bisa ditulis sendiri jika di pilihan tidak tersedia.
    Catatan                        : berisi catatan tambahan ataupun instruksi yang harus dilakukan oleh penerima informasi.
    Lampiran Informasi    : berisi unggahan lampiran informasi (jika ada).
  4. Setelah itu pengguna menekan tombol 
  5. Kemudian akan muncul preview konfirmasi sebelum informasi dikirimkan seperti gambar di bawah

  6. Pengguna dapat menekan  tombol  untuk mengirim surat yang diinformasikan.
  7. Setelah terkirim dapat langsung melihat detail surat yang diinformasikan, seperti gambar dibawah ini

    Catatan : pemberi informasi dapat membatalkan informasi dengan cara tekan tombol  di halaman detail.

  8. Pemberi informasi juga dapat melihat daftar surat yang pernah diinformasikan ke pengguna lainnya dengan melihat di menu informasi keluar seperti gambar berikut

  9. Kemudian muncul halaman daftar surat yang pernah diinformasikan seperti gambar berikut

  10. Untuk melihat detail dapat dilakukan dengan cara menekan salah satu list pada daftar informasi keluar sehingga akan muncul halaman detail informasi seperti gambar berikut



  11. Selesai.

B. Penerima Informasi
  1. Pengguna dapat melihat informasi yang masuk dengan cara menekan menu informasi masuk seperti gambar di bawah

  2. Kemudian akan muncul semua daftar informasi masuk seperti gambar berikut

  3. Untuk melihat detail surat yang diinformasikan menekan salah satu list pada daftar informasi masuk. Kemudian akan tampil halaman seperti di bawah ini

    Pengguna dapat menginformasikan surat ke pengguna dengan jabatan yang sama atau melakukan disposisi kepada staf di bawahnya. Apabila tidak perlu meneruskan informasi, pengguna dapat mengisi komentar.
  4. Selesai

Membuat Draft Surat

Pembuat Draft
  1. Untuk membuat draft surat pengguna dapat melakukan dengan cara menekan menu draft surat.

  2. Kemudian akan muncul halaman daftar draft surat seperti gambar di bawah ini

  3. Pengguna dapat menekan tombol  untuk membuat draft surat, hingga muncul tampilan form pengisian seperti dibawah ini

    Keterangan :
    Unit Kerja Pengolah    : Berisi unit kerja pengirim surat
    Dari                               : Berisi asal dari mana surat.
    Penandatangan            : Berisi nama penanda tangan surat
    Verifikator                    : pengguna yang dipilih untuk menjadi verifikator surat keluar.
    Template Surat            : Daftar template surat yang bisa dipilih untuk dijadikan template.
    Kepada/tujuan             : berisi tujuan surat atau penerima surat.
    Hal                                : berisi perihal surat
    Isi/Ringkasan               : berisi pesan singkat terkait surat keluar yang akan dikirimkan
    Tembusan                     : diisi nama pejabat yang dijadikan tembusan surat.
    Keterangan Tambahan: berisi keterangan tambahan dari surat.
    Pengonsep Surat         : berisi orang yang mengonsep surat.
    Unggah Lampiran       : berisi hasil scan surat sebagai bukti hardcopy surat.
  4. Setelah semua data diisi kemudian pengguna menekan tombol  kemudian akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut:

  5. Tekan tombol  untuk membuat draft surat, kemudian akan tampil halaman detail draft surat seperti berikut


  6. Selanjutnya tekan tombol  untuk melakukan ke proses selanjutnya.
  7. Akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut 

  8. Kemudian tekan tombol “Ya” untuk mengirim proses pembuatan draft surat ke verifikator, dan pada bagian verifikator akan muncul status “Proses”.

  9. Selesai

Verificator
  1. Untuk  memverifikasi draft surat pengguna dapat melakukan dengan cara masuk ke menu draft surat seperti gambar di bawah

  2. Kemudian akan muncul daftar draft surat seperti gambar berikut

  3. Verifikator dapat melakukan verifikasi dengan cara menekan salah satu nomor draft surat, kemudian akan muncul halaman detail draft surat seperti berikut


  4. Untuk melakukan verifikasi pengguna dapat melakukan dengan cara menekan tombol  kemudian akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut, kemudian pilih “Ya”

  5. Apabila proses verifikasi telah berhasil, maka akan muncul tampilan seperti berikut 

  6. Bagian verifikator status akan berubah menjadi “Disetujui”, sedangkan pada penandatangan akan menjadi “Proses”

  7. Jika ingin melakukan revisi draft surat tekan tombol  dan tekan tombol  untuk melakukan edit draft surat.
Penandatangan Draft
  1. Untuk menandatangani draft surat pengguna dapat melakukan dengan cara masuk ke menu draft surat seperti gambar di bawah

  2. Kemudian akan muncul daftar draft surat seperti gambar berikut

  3. Penandatangan dapat menandatangani draft surat dengan cara menekan salah satu nomor draft surat, kemudian akan muncul halaman detail draft surat seperti berikut

  4. Untuk melakukan penandatangan pengguna dapat melakukan dengan cara menekan tombol  dan kemudian akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut, kemudian pilih “Ya”

  5. Apabila proses penandatangan telah berhasil, maka akan muncul tampilan seperti berikut

  6. Apabila proses Draft surat terdapat lebih dari 1 penandatangan, maka proses akan dilakukan secara berurutan, mulai dari persetujuan penandatangan 1 kemudian akan dilanjut ke penandatangan 2 hingga selesai.
  7. Nomor surat akan otomatis dibuat, dan bagian status penandatangan 1 dan 2 akan berubah menjadi “Disetujui”


    Catatan : Penandatangan dapat mengajukan revisi dengan cara menekan tombol  selain itu penandatangan dapat menolak surat dengan cara menekan tombol 
  8. Selesai

       

Laporan

Laporan Surat Masuk
  1. Berisi laporan seluruh surat masuk sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu. Untuk melihat laporan surat masuk pengguna dapat melakukan dengan cara pilih menu laporan, kemudian pilih sub menu laporan surat masuk seperti gambar di bawah ini

  2. Kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini

  3. Ketika pengguna  menekan tombol Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar surat masuk akan tampil pada browser seperti pada gambar di bawah ini

  4. Ketika pengguna menekan tombol Tampilkan Excel, maka laporan atau daftar surat masuk akan diunduh secara otomatis oleh sistem dan berkas akan berbentuk Excel seperti pada gambar di bawah ini

  5. Selesai
Laporan Surat Keluar
  1. Berisi laporan seluruh surat keluar sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu. Untuk melihat laporan surat keluar pengguna dapat melakukan dengan cara pilih menu laporan kemudian pilih sub menu laporan surat keluar seperti gambar di bawah ini

  2. Kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini

  3. Ketika pengguna  menekan tombol Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar surat keluar akan tampil pada browser seperti pada gambar di bawah ini

  4. Ketika pengguna tekan tombol Tampilkan Excel, maka laporan atau daftar surat keluar akan diunduh secara otomatis oleh sistem, dan berkas akan berbentuk Excel seperti pada gambar di bawah ini

  5. Selesai
Laporan Disposisi Masuk
  1. Berisi laporan seluruh disposisi masuk sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu. Untuk melihat laporan disposisi masuk pengguna dapat melakukan dengan cara pilih menu laporan kemudian pilih sub menu laporan disposisi masuk seperti gambar di bawah ini

  2. Kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini

  3. Ketika pengguna menekan tombol Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar disposisi masuk akan tampil pada browser seperti pada gambar di bawah ini

  4. Ketika pengguna menekan tombol Tampilkan Excel, maka laporan atau daftar disposisi masuk akan diunduh secara otomatis oleh sistem dan berkas akan berbentuk Excel seperti pada gambar di bawah ini

  5. Selesai
Laporan Disposisi Keluar
  1. Berisi laporan seluruh disposisi keluar sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu. Untuk melihat laporan disposisi keluar pengguna dapat melakukan dengan cara pilih menu laporan kemudian pilih sub menu laporan disposisi keluar seperti gambar di bawah ini

  2. Kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini

  3. Ketika pengguna menekan tombol Tampilkan HTML, maka laporan atau daftar disposisi keluar akan tampil pada browser seperti pada gambar di bawah ini

  4. Ketika pengguna menekan tombol Tampilkan Excel, maka laporan atau daftar disposisi keluar akan diunduh secara otomatis oleh sistem, dan berkas akan berbentuk Excel seperti pada gambar di bawah ini

  5. Selesai
Laporan Statistik Surat
  1. Berisi laporan statistik surat sesuai dengan unitnya dalam periode tertentu. Untuk melihat laporan statistik surat pengguna dapat melakukan dengan cara pilih menu laporan kemudian pilih sub menu laporan statistik surat seperti gambar di bawah ini

  2. Kemudian akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini

  3. Ketika pengguna menekan tombol Tampilkan HTML, maka laporan statistik per pengguna akan tampil pada browser seperti pada gambar di bawah ini

  4. Ketika pengguna menekan tombol Tampilkan Excel, maka laporan atau daftar disposisi keluar akan diunduh secara otomatis oleh sistem, dan berkas akan berbentuk Excel seperti pada gambar di bawah ini

  5. Selesai