Membuat Draft Surat

Pembuat Draft

1. Untuk membuat draft surat pengguna dapat melakukan dengan cara menekan menu draft surat.
   
   
2. Kemudian akan muncul halaman daftar draft surat seperti gambar di bawah ini
   
   
3. Pengguna dapat menekan tombol  untuk membuat draft surat, hingga muncul tampilan form pengisian seperti dibawah ini
   
   Keterangan :
   Unit Kerja Pengolah    : Berisi unit kerja pengirim surat
   Dari                               : Berisi asal dari mana surat.
   Penandatangan            : Berisi nama penanda tangan surat
   Verifikator                    : pengguna yang dipilih untuk menjadi verifikator surat keluar.
   Template Surat            : Daftar template surat yang bisa dipilih untuk dijadikan template.
   Kepada/tujuan             : berisi tujuan surat atau penerima surat.
   Hal                                : berisi perihal surat
   Isi/Ringkasan               : berisi pesan singkat terkait surat keluar yang akan dikirimkan
   Tembusan                     : diisi nama pejabat yang dijadikan tembusan surat.
   Keterangan Tambahan: berisi keterangan tambahan dari surat.
   Pengonsep Surat         : berisi orang yang mengonsep surat.
   Unggah Lampiran       : berisi hasil scan surat sebagai bukti hardcopy surat.
   
4. Setelah semua data diisi kemudian pengguna menekan tombol  kemudian akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut:
   
   
5. Tekan tombol  untuk membuat draft surat, kemudian akan tampil halaman detail draft surat seperti berikut
   
   
   
6. Selanjutnya tekan tombol  untuk melakukan ke proses selanjutnya.
7. Akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut 
   
   
8. Kemudian tekan tombol “Ya” untuk mengirim proses pembuatan draft surat ke verifikator, dan pada bagian verifikator akan muncul status “Proses”.
   
   
9. Selesai

Verificator

1. Untuk  memverifikasi draft surat pengguna dapat melakukan dengan cara masuk ke menu draft surat seperti gambar di bawah
   
   
2. Kemudian akan muncul daftar draft surat seperti gambar berikut
   
   
3. Verifikator dapat melakukan verifikasi dengan cara menekan salah satu nomor draft surat, kemudian akan muncul halaman detail draft surat seperti berikut
   
   
   
4. Untuk melakukan verifikasi pengguna dapat melakukan dengan cara menekan tombol  kemudian akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut, kemudian pilih “Ya”
   
   
5. Apabila proses verifikasi telah berhasil, maka akan muncul tampilan seperti berikut 
   
   
6. Bagian verifikator status akan berubah menjadi “Disetujui”, sedangkan pada penandatangan akan menjadi “Proses”
   
   
7. Jika ingin melakukan revisi draft surat tekan tombol  dan tekan tombol  untuk melakukan edit draft surat.

Penandatangan Draft

1. Untuk menandatangani draft surat pengguna dapat melakukan dengan cara masuk ke menu draft surat seperti gambar di bawah
   
   
2. Kemudian akan muncul daftar draft surat seperti gambar berikut
   
   
3. Penandatangan dapat menandatangani draft surat dengan cara menekan salah satu nomor draft surat, kemudian akan muncul halaman detail draft surat seperti berikut
   
   
4. Untuk melakukan penandatangan pengguna dapat melakukan dengan cara menekan tombol  dan kemudian akan muncul pop-up konfirmasi seperti berikut, kemudian pilih “Ya”
   
   
5. Apabila proses penandatangan telah berhasil, maka akan muncul tampilan seperti berikut
   
   
6. Apabila proses Draft surat terdapat lebih dari 1 penandatangan, maka proses akan dilakukan secara berurutan, mulai dari persetujuan penandatangan 1 kemudian akan dilanjut ke penandatangan 2 hingga selesai.
   
7. Nomor surat akan otomatis dibuat, dan bagian status penandatangan 1 dan 2 akan berubah menjadi “Disetujui”
   
   
   Catatan : Penandatangan dapat mengajukan revisi dengan cara menekan tombol  selain itu penandatangan dapat menolak surat dengan cara menekan tombol 
   
8. Selesai